Co je Proposal Management
Proposal Management je proces tvorby a řízení obchodních nabídek (proposals) – od prvního návrhu až po finální schválení a odeslání zákazníkovi. Zahrnuje nejen psaní a design, ale i interní koordinaci, řízení revizí, termínů a komunikaci mezi obchodníky, odborníky a vedením.
Proposal Management obvykle zahrnuje:
- sběr požadavků a dat od obchodního týmu,
- tvorbu obsahu a výpočet cenové nabídky,
- zapojení konzultantů, projektantů nebo právníků,
- interní schvalování (finanční, technické, právní),
- přípravu finálního dokumentu (PDF, prezentace, nástroj),
- distribuci klientovi, často i formou odpovědi na výběrové řízení (RFP).
Nástroje jako PandaDoc, Proposify, Qwilr nebo CRM/ERP systémy pomáhají automatizovat a standardizovat celý proces.
Proč je Proposal Management důležitý pro B2B firmy
- Zvyšuje úspěšnost obchodních nabídek
Strukturovaná, profesionálně připravená a personalizovaná nabídka má větší šanci uspět. - Šetří čas obchodníků a odborníků
Díky šablonám, automatizaci a předpřipraveným textům se zkracuje doba přípravy. - Zajišťuje konzistenci a správnost údajů
Nabídky odpovídají firemním standardům, cenové politice a brandovým pravidlům. - Lépe reflektuje potřeby zákazníka
Proposal management zahrnuje analýzu poptávky a přizpůsobení nabídky konkrétnímu case. - Podporuje týmovou spolupráci a transparentnost
Každý ví, v jaké fázi se nabídka nachází a kdo je za co odpovědný.
Praktické použití a příklady
- AITOM Digital
Vytváří nabídky pomocí kombinace šablon v CRM a konzultací s produktem → každá nabídka má personalizovaný úvod, přehled řešení, kalkulaci a termíny. Finální PDF se automaticky verzuje a archivuje. - IT integrátor
Tým Proposal Managerů zajišťuje zpracování výběrových řízení (RFP) včetně koordinace dokumentace, grafiky, příloh a compliance požadavků. - Strojírenská firma
Používá CPQ nástroj, který generuje nabídku na míru včetně technických listů, schémat a referencí → obchodník zadává pouze parametry. - B2B SaaS společnost
Sestavuje nabídky jako interaktivní online dokumenty (Qwilr) → zákazník si může rovnou domluvit schůzku nebo kliknutím schválit návrh. - Poradenská firma
Využívá šablony v Notion + export do PDF → rychlejší obrat a přehledné historie pro každý projekt.
5 tipů pro efektivní Proposal Management
- Zaveďte centralizovaný systém šablon a obsahu
Recyklujte osvědčené části – úvody, reference, obchodní podmínky. - Automatizujte opakované činnosti
Cenové výpočty, přehled služeb, dodatky – software vám ušetří čas i chyby. - Mějte jasně definované role a odpovědnosti
Kdo připravuje obsah, kdo schvaluje, kdo posílá – bez zmatků. - Personalizujte nabídku pro každého zákazníka
Nejde o univerzální šablonu – ukažte, že rozumíte konkrétní potřebě. - Vyhodnocujte úspěšnost nabídek
Sledujte konverzní poměr → co funguje, co nefunguje, kde ztrácíte čas.
Související pojmy
- Sales Enablement – podpůrný obsah a procesy pro obchod
- CRM – často zahrnuje i modul pro návrh nabídek
- RFP (Request for Proposal) – výběrové řízení, na které reagujete proposalem
další zdroje
- HubSpot – What is Proposal Management?
- Proposify – Proposal Management Best Practices
- PandaDoc – How to Build a Proposal Process
Shrnutí
Proposal Management je víc než jen psaní nabídek – je to systematický přístup, který zvyšuje vaši šanci na výhru. Když máte správné šablony, nástroje, procesy a týmovou koordinaci, nabídky působí profesionálně, rychle a přesvědčivě. Chcete zefektivnit tvorbu nabídek ve vaší firmě? Neváhejte nás kontaktovat.