Nový web pro ministerstvo: Proč úspěch stojí na vstupní studii

Otázky na začátku - odpovědi na konci

Do tvorby webu vstupuje v tak velké státní instituci mnoho oddělení a odborníků. Zkoordinovat jejich potřeby i zájmy je zpravidla pro interního člověka nemožné. Zato pro nás je to úkol jako dělaný na míru. S robustními weby pro státní instituce máme bohaté zkušenosti. Zejména se zapeklitým procesem jejich návrhu. I díky tomu jsme vyhráli výběrové řízení a pustili se do spolupráce.

Naším úkolem bylo vytvořit projekt a zadávací dokumentaci pro nové robustní stránky, které budou funkčnější, přehlednější a modernější.

“Web se za léta užívání rozrostl do míry, kdy je nepřehledný. Lidé potřebují informace rychle dostupné a přehledné. A k tomu bylo potřeba přestavět stránky od základů,” říká o začátku našeho projektu Zuzana Štíchová, tisková mluvčí MZV. 

Od píky - tedy od vstupní studie

Než jsme se pustili do konkrétních návrhů a třídění nápadů, potřebovali jsme důkladnou analýzu. Tedy vstupní studii, která odpoví na otázky:

• pro které uživatele má být web určený?

• kdo a jaký typ informací na něm vyhledává?

• v jakých situacích ho lidé nejvíce potřebují?

• jaká témata pokrývá obsah, jak je logicky rozdělit, co nechat a co ubrat?

• kdo všechno bude web spravovat a přidávat na něj obsah?

• které technologie do funkcí webu vstupují a jaké technologické parametry musí splňovat?

Podstatným krokem v realizaci pak bylo pečlivé definování cílových skupin. Web Ministerstva zahraničních věcí využívá mnoho lidí, domácích i zahraničních, pro mnoho účelů. Při práci, cestování, krizových situacích… a rozsah i hloubka jeho obsahu neumožňuje, aby všichni našli potřebné informace stejnou rychlostí. Po důkladné diskusi jsme společně určili tři hlavní cílové skupiny budoucího webu:

• cestovatelská veřejnost

• novináři

• cizinci cestující do ČR

Pokročilá analýza stávajícího obsahu nakonec dala základ návrhu nového uspořádání.

Dobrý mediátor je poklad!

U vzniku každého nového webu existuje spousta zájmů, nápadů, možných cest k realizaci. Nám praxe opakovaně ukazuje, že bez zkušeného projektového vedení se k cíli nejde dostat. Proto jsme si jako agentura určili hlavní metu - dovést projekt do bodu, kdy bude mít klient jasno:

• co přesně chce - jaký má být výsledek

• kolik to má stát a jak dlouho to má trvat

• na základě jakých kritérií vypsat výběrové řízení na realizaci

• jaké technologické parametry bude web vyžadovat

• jaká práce ho ještě čeká do spuštění

To vše se nám v roli mediátora podařilo ve slíbeném čase i za slíbený rozpočet, včetně kompletní dokumentace. Ten obsahuje kompletní výstup projektu, na kterém může nyní ministerstvo postavit finální web:

• strukturu

• obsah

• grafiku

• technologické specifikace včetně kybernetických rizik.

“Stejně jako u jiných rozsáhlých státních zakázek se nejlepším řešením ukázalo rozdělit tvorbu nových stránek na přípravnou a realizační fázi. Provedli jsme klienta postupně procesem analýzy, plánování toho, jak web zjednodušit a soustředit podobné informace na jedno místo, až po finální dokumentaci.,” říká Key Account Managerka AITOMu Martina Filipová.

 

Jsme na výsledek naší spolupráce hrdí a děkujeme všem odborníkům na straně ministerstva, kteří se na společném díle podíleli. Těšíme se na váš nový web!

Chcete také pomoci s přípravou rozsáhlého webového projektu?

OZVĚTE SE NÁM

Zpět na články