8 tipů pro efektivní plánování

Pravidlo 3

90 % vašeho pracovního času strávíte na 3 úkolech. Vážně. Všechny ostatní aktivity, kterým se věnujete, je možné delegovat nebo využít outsourcing. Proč o tom mluvíme? Protože ony 3 úkoly jsou něco, čemu skutečně rozumíte a pokud vás nebudou zatěžovat malé zbytečné úkoly, budete se jim moci věnovat efektivněji. Efektivita sebou nese zisk. Zkuste si sestavit seznam věcí, na kterých pracujete. A odpovězte si na otázku, kdybyste se celý den měli věnovat jen jedné aktivitě, která to bude? Pak se stejně zeptejte na druhou a třetí.

Pokud například podnikáte jako grafik, je pro vás mnohem zajímavější věnovat se na plno kreativní tvorbě, komunikaci s klienty a psaní odborného blogu, který vaši zákazníci čtou, než si sám dělat účetnictví, tisknout vizitky, uklízet kancelář a ještě si programovat webové stránky. Mnohem více se vám vyplatí soustředit se na své hlavní úkoly a na zbylé si najmout někoho jiného.

Plánování šetří čas

Věděli jste, že minuta plánování ušetří 10 minut práce? Opravdu, rozvrhněte si tak priority a energii a na nic nezapomenete. Plánujte krátkodobé i dlouhodobé aktivity. Například v práci lze plánovat den, týden, měsíc, rok. Vždy na začátku dne či týdne si zapište nejdůležitější úkoly, které chcete stihnout. Ke každé aktivitě si připište odhadem, kolik času prací strávíte. Úkoly zařaďte od těch urgentních až po ty nejméně významné.

Zvykněte si připravit na začátku každého dne seznam hlavních úkolů. Mohou být jen 3, může jich být 10, to už záleží na vás. Při plánování se řiďte následujícím pravidlem. Během plánování si rovnou nastavte upomínky s termíny. Nikdo si nedokáže zapamatovat vše a e-mail s upomínkou může zachránit situaci.

Nikdy neplánujte svůj čas na 100 %

Když to uděláte, okamžitě vám přijde velmi důležitý e-mail od pana Murphyho (toho pána, co sepsal Murphyho zákony), případně vám zavolá tchýně a bude s vámi hodinu hovořit o tom, jak se daří její kočce, nebo se stane jiná katastrofa, která vám plány zhatí. Naplánujte si přibližně 60 % dne, tedy asi 5 hodin.

Komunikujte efektivně

Také neustále kontrolujete e-mail? To ale hrozně zdržuje. Vyhraďte si čas 3x denně, kdy zkontrolujete e-mail a vyřídíte si veškerou korespondenci. Buďme k sobě upřímní – který e-maily nepočká na odpověď 3 hodiny?

Čeká vás důležitý telefonát? Tak si ho nejdříve naplánujte. Napište, čeho chcete dosáhnout a stručnou osnovu, abyste se nezapomněli na nic zeptat nebo zdůraznit nějakou významnou informaci.

Multitasking zabíjí čas

Některé ženy se možná dovedou soustředit na víc věcí najednou, ale my v AITOMu si myslíme, že je to jen mýtus. Pokud chcete úkol splnit pořádně, je třeba se soustředit jen na něj. Dělejte najednou jen jednu věc. Náš mozek prostě nezvládne poslouchat přednášku, u toho sepsat článek na blog a ještě v mezičase utíkat k řešení e-mailů.

Velké projekty si rozdělte na menší části

Bude se vám na projektu lépe pracovat. Vyhnete se problému odkud začít, také najdete rychleji řešení. Rozdělte si úkoly na související bloky a pracujte v blocích (například, telefonáty, e-maily, grafické úpravy, texty apod.)

Kouzla s časem

Nastavte si termíny. Pokud vám úkoly budou jen tak poletovat vzduchoprázdnem, možná je neuděláte nikdy. Svůj osobní deadline si nastavte pokud možno dříve, než musíte úkol reálně odevzdat, třeba jen o den. Vždy je přeci lépe mít věci připravené pro všechny případy dřív.

Pokud vás čeká nějaký nepříjemný nebo namáhavý úkol, dejte mu časovou dotaci. Například se mu věnujte dvě hodiny denně, dokud jej nedokončíte, ale nikdy víc než 2 hodiny.

Odměňte se

Obzvláště za ty nepříjemné úkoly. Lidský mozek nedokáže pracovat 8 hodin v kuse. Po splnění úkolu si vyšetřete čas na přemýšlení. To ale neznamená koukání z okna. Plánujte, přečtěte si odborný časopis nebo kapitoly z knihy. Rozvíjejte prostě své myšlenky, udržíte tak krok s trendy v oboru a naučíte se něco nového.

Zpět na články