Stavba webu pro veřejné instituce má však řadu specifik. Některá jsou obecně známá, jiná méně. Na to nejdůležitější jsme v AITOMu přišli stejně až při realizaci konkrétních zakázek. Těch menších pro Muzeum města Prahy nebo Výstaviště Praha i těch pořádně robustních pro Ministerstvo zahraničních věcí či Český hydrometeorologický ústav.
Toto jsou 3 klíčové věci, se kterými potřebujete počítat, než vyplníte přihlášku do výběrka pro velkou instituci financovanou z veřejných peněz:
1/ Bez důkladné vstupní studie to nedáte
To ostatně platí o každém webu. V případě Ministerstva zahraničních věcí i ČHMÚ však byla vstupní studie dokonce hlavním cílem naší spolupráce.
Obě instituce udělaly dobré rozhodnutí, že si najaly nejdříve odborníky na analýzu a proces. Pak teprve následovalo zvláštní výběrové řízení na realizátora webu.
Naše vstupní studie vždy trvala několik měsíců intenzivní spolupráce.
Jejím cílem bylo najít důkladné odpovědi na otázky:
-
jaké jsou cílové skupiny webu
-
jak obsah na webu prioritizovat
-
jaké jsou požadavky klienta na obsah webu – jaké požadavky mají jednotlivá oddělení, která s webem pracují, nebo ho potřebují pro svoji práci
-
jaký obsah ze starého webu zachovat a jaký do nového webu vůbec nedávat
-
jaké jsou požadavky na případný nový obsah, který teprve vznikne
-
jak bude vypadat struktura nového webu s ohledem na všechny požadavky
-
jaký bude rozsah a podoba wireframů
-
jak bude vypadat grafický vzhled budoucího webu
-
kdo pomůže s přípravou relevantních a výstižných textů
-
jaké technické parametry musí web splňovat (funkční a nefunkční požadavky na web)
-
požadavky na přístupnost dle zákona a dostupnost
-
požadavky na SLA – tj. na následný servis
-
jaké požadavky musí splňovat dodavatelé a je možné přizvat subdodavatele?
-
expertní odhad náročnosti vývoje (odhad ceny a harmonogramu realizace)
-
jak případně pracovat se stávajícími aplikacemi třetích stran, budou-li do webu vstupovat
-
jak ošetřit kyberbezpečnost – ve spolupráci se specialistou na straně klienta a s ohledem na jeho specifické požadavky
-
jaká kritéria nastavit ve výběrovém řízení
-
jakou podporu klient bude potřebovat při samotném výběrovém řízení na dodavatele webu
-
jaký další dohled bude při vývoji webu potřeba z naší strany
2/ Bude to na dlouho
To asi napadne každého. My tím myslíme opravdu na dlouho. I když projekt pevně držíte v rukou, máte vyladěné procesy a jste k dispozici na zavolání, vyplatí se počítat s časovou rezervu. Typická veřejná instituce je zkrátka tak trochu těžkopádná. To není dobře ani špatně, ale je to tak.
Například: pokud jde o rozsáhlý web, jaký mají velké úřady, nejspíš v sobě skrývá velké množství obsahu, nabaleného časem. V korporaci by nejspíš přišel někdo z marketingu, udělal k tomu jednu, dvě, tři porady a bylo by jasno, co se smaže a co zachová. U státní instituce většinou nic nejde tak rychle. Například u ČHMÚ bylo potřeba skutečně projít starý web stránku za stránkou. Aby nic důležitého nezmizelo. Chce to klid a… tu časovou rezervu.
A to jsme jen u obsahu. Což teprve až se pustíte do dalších kroků.
3/ Připravte se na trochu jinou komunikaci
Stačí několik odborů, které na web pravidelně přispívají, několik odborníků, kteří mají k novým stránkám co říci… trochu méně rázné marketingové oddělení než na jaké jste zvyklí u komerčního klienta… a komunikační uzly jsou na světě. Ve veřejné instituci se zkrátka komunikuje trochu jinak a může chvíli trvat, než si vyjasníte, kdo je kdo a kdo o čem rozhoduje. Případně v jakých místech není úplně jasno, kdo rozhoduje.
Co pomáhá?
-
nastavit očekávání, aby klient přesně věděl, jaké kroky ho budou čekat a proč. Také co se stane, pokud z procesu vybočí.
-
nastavit pravidelné schůzky
-
definovat v rámci schůzek úkoly na straně klienta i agentury s jasnými termíny dodání
-
vytvořit interní tým na straně klienta z lidí, kteří web potřebují pro svoji práci
-
posouvat rozhodovací proces pravidelnou komunikací
I ve veřejné instituci pracují lidé, kteří chtějí být hrdí na své výsledky. Buďte jim spolehlivým partnerem i mentorem a můžete spolu dosáhnout výsledku, který bude inspirovat i další podobné zákazníky. Ideálně k tomu, aby ve výběrovém řízení oslovili přímo vás.
Z vlastní zkušenosti víme, že získat pověst agentury, která to umí s veřejnými zakázkami, se vyplatí!
Potřebujete pomoci s velkým projektem? Jsme tu pro vás!